Escribe Alberto Chichilnitzky (*)
El especialista y capacitador de la Diplomatura en Administración Financiera Mutual, tiene nuevamente la gentileza de hacer su aporte a este portal, a través de otro artículo de interés para el sector. En este caso, el autor propone a los dirigentes y administradores, mantenerse alertas antes los procesos de evaluación y seguimiento de la gestión en las entidades, y advierte sobre la importancia de los análisis ante eventuales riesgos. Este es casi un prólogo a la reanudación de clases de la formación académica.
Cuando hablamos de “cómo marcha el negocio” inmediatamente focalizamos nuestra atención en una serie de números que, ya sea que estén agrupados lógicamente en forma de un tablero de control, en formato de informe con comentarios y tendencias o bien simplemente se trate de los “números que seguimos para ver cómo anda la cosa”. Todo nos remite a la evolución del ritmo de colocación de los créditos, cómo estamos con la caja, qué nivel de morosidad tenemos, cómo están evolucionando los servicios que prestamos en la Entidad (órdenes de compra, la provisión de determinados bienes para los asociados, etc.), cómo estamos con los bancos, la deuda con proveedores y así podríamos seguir engrosando la lista de todos los ítems económicos y financieros que hacen al funcionamiento de la entidad.
Pero… ¿es esto todo lo que tenemos que mirar? ¿Hay otros factores que están pero nos los vemos? Nos estamos refiriendo concretamente a un factor que es esencial para ver qué tan bien, regular o mal estamos operando en la Entidad más allá de los resultados de la gestión, y no es ni más ni menos que cómo estamos gestionando los procesos.
Efectivamente cada una de las operaciones que mencionábamos más arriba se efectúa de una manera determinada, en donde se conjuga la intervención de recursos humanos de diversos niveles de calificación y de autoridad, que pertenecen a una o más áreas, de recursos materiales necesarios para ejecutar las tareas, del procesamiento de la información que generamos, entre otros factores a tener en cuenta. En suma, cuando hablamos de procesos nos estamos refiriendo a una secuencia lógica de pasos que ejecutamos para llevar a cabo una operación determinada, que requiere según la transacción de que se trate, de la ejecución de controles para garantizar que la misma pueda llevarse a cabo dentro de un ambiente de control aceptable para la Entidad.
Cada uno de los pasos que ejecutamos en un proceso cualquiera tiene riesgos inherentes a la tarea que estamos realizando. Citemos por ejemplo el simple pago de una factura: tenemos el riesgo de que la factura por un bien adquirido no se haya efectivamente entregado, o que tratándose de un servicio quien debía recibir la prestación no la recibió o bien habiéndola recibido no está conforme con el mismo y no está dispuesto a abonarla. Siguiendo más adelante en el proceso y suponiendo que la factura está en condiciones de pagarse se nos presentará el riesgo de que se le abone a un proveedor incorrecto, que el pago no se gire en tiempo y forma adecuadas por problemas internos, que se pague una factura dos veces, entre otras situaciones diversas que se pueden presentar en el proceso de Compras – Pagos.
En general las entidades han ido diseñando los procesos con el paso del tiempo y ajustándolos ya sea por cambios legales o tecnológicos y, especialmente en los casos en que las entidades experimentan una expansión ya sea de sus negocios, territorial o ambas; en general lo que podemos observar es que no se reveen los procesos sino que se asume que si se operó sin mayores problemas hasta el presente es muy improbable que cometamos errores, que seamos víctimas de un fraude interno, de un fraude externo o de una combinación de ambos.
¿Cómo podemos saber si realmente estamos operando bien, si los procesos están bien equilibrados entre la funcionalidad comercial, operativa y los controles que efectuamos en el curso de las operaciones? La respuesta está en la disciplina del Análisis de Riesgo que justamente focaliza su atención en cómo se ejecutan los procesos, más concretamente en el tema que nos ocupa del Riesgo Operativo. Se define al riesgo operativo como la posibilidad de que la entidad sufra pérdidas producto de fallos en los procesos (ya sean éstos manuales, semiautomáticos o automáticos), fraude interno, fraude externo o la combinación de ambos. Dentro de esta probabilidad de sufrir una pérdida se encuentra incluido el Riesgo Legal, que podría provocar pérdidas por cláusulas abusivas en los contratos, inadecuada cobertura legal de la entidad, reclamos de asociados o de terceras partes, entre otros eventos posibles.
Una adecuada respuesta al riesgo consiste en analizar periódicamente cómo estamos operando y no dar por sentado que todo está bien, porque aún no hemos tenido eventos de pérdida producto de fallas en los procesos. Una de las situaciones que observamos frecuentemente es que la modalidad operativa, particularmente en los casos en donde está implementada desde hace tiempo, provoca que se naturalice la “sensación térmica” de que todo está bien. El Análisis de Riesgo Operativo es la herramienta que nos permite no dar nada por supuesto y analizarlo para llegar a la conclusión de que los procesos están bien gestionados, que están bien pero podrían aplicarse mejoras o bien que presenta debilidades que debemos remediar para asegurar una adecuada operación de los mismos en un marco de control interno sólido.
En la segunda parte de la Diplomatura que lleva adelante la CAM, en la que tengo el enorme gusto de participar como docente, trabajaremos justamente sobre este tema tan crucial en los tiempos que vivimos: la exposición a los riesgos, su análisis y la remediación de aquellas situaciones que si bien hasta el día de hoy no han generado pérdidas, tienen un potencial de generarlas y que por ello es menester prestarle atención para su remediación.
(*) Docente en la Diplomatura en Administración Financiera para Mutuales. Capacitador, auditor y asesor de entidades financieras.
